Grāmatvedībai nepieciešamie dokumenti

Grāmatvedība ir kā uzņēmuma finanšu spogulis – tai jābūt precīzai un caurskatāmai. Lai nodrošinātu kārtību finansēs, piedāvājam sarakstu ar galvenajiem dokumentiem, kas nepieciešami grāmatvedības uzskaitei.

Darījumu dokumenti:

• Rēķini un pavadzīmes – gan ienākošie (saņemtie), gan izejošie (izrakstītie); tiem jābūt skaidriem un viegli saprotamiem, visos rēķinos jābūt norādītiem abu pušu rekvizītiem.

• Kases čeki – par visiem skaidras un bezskaidras naudas darījumiem (t.sk. uzņēmuma kases žurnāls, čeki par avansa norēķiniem, čeki par pirkumiem ar uzņēmuma karti); arī čekos likumdošanā paredzētajos gadījumos jābūt abu pušu rekvizītiem.

• Kvītis - saņemtās un izrakstītās; visās kvītīs jābūt norādītiem uzņēmuma rekvizītiem.

• Bankas kontu izraksti – par visiem bankas kontu darījumiem.

Algu dokumentācija:

• Darba līgumu kopijas – nepieciešamas, jo tur norādītas darbinieku algas un nosacījumi (oriģinālie eksemplāri glabājas uzņēmumā).

• Algu aprēķini un nodokļu atskaites – par katru izmaksāto algu un ieturēto nodokli.

Gada pārskati un nodokļu deklarācijas:

• Gada finanšu pārskati – bilance, peļņas un zaudējumu aprēķini.

• Nodokļu deklarācijas – iesniedzamas Valsts ieņēmumu dienestā.

Saglabājiet šos dokumentus organizēti un pieejami! Tas palīdzēs ne tikai audita gadījumā, bet arī sniegs skaidru ainu par jūsu biznesa finansiālo veselību.

Daži ieteikumi uzņēmējiem, rūpējoties par grāmatvedības dokumentāciju:

1. Saglabājiet VISUS dokumentus par finanšu darījumiem (rēķinus, čekus, kvītis, bankas izrakstus);
2. Veidojiet visiem dokumentiem digitālās kopijas;
3. Izmantojiet mākoņpakalpojumus - digitālo dokumentu drošībai un pieejamībai;
4. Organizējiet dokumentus pēc datumiem un kategorijām;
5. Laicīgi nosūtiet ikmēneša dokumentus grāmatvedim vai nodrošiniet pieeju tiem;
6. Ievērojiet likumdošanu - dokumentu glabāšanas termiņus, datu aizsardzību;
7. Regulāri pārskatiet un pārbaudiet dokumentāciju;
8. Ātri reaģējiet uz nepilnībām un kļūdām grāmatvedības dokumentos.

Finanšu darījumu dokumentus kārto mapītēs pa mēnešiem un nodrošini to pieejamību grāmatvedim. Katra jauna mēneša sākumā grāmatvedim nepieciešami visi dokumenti par iepriekšējā mēneša darījumiem.

Atceries! Grāmatvedim ir svarīgi saņemt visus dokumentus laicīgi, jo katrs dokuments jāgrāmato grāmatvedības uzskaites programmā, lai sagatavotu nepieciešamās atskaites un aprēķinātu maksājamos nodokļus.